Informationspflicht gemäß DS-GVO

1. Name oder Firma der verantwortlichen Stelle

Rautal WOHNBAU VERWALTUNGS und BETEILIGUNGS GmbH Jena, stellvertretend auch für Rautal GEBÄUDEMANAGEMENT GmbH Jena, WG IMMOBILIENVERWALTUNG GmbH Jena und WG VERMIETUNGS GmbH Jena

2. Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer

Mirko Anczok, Geschäftsführer

3. Anschrift der verantwortlichen Stelle

Sonnenhof 9

07743 Jena

4. Datenschutzbeauftragter

Rita Stecklum, Tel.: +49 (0)  3641 504-224 (Anschrift: wie vor)

5. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

• Vermietung von Wohnraum:
  • Anbahnung und Durchführung eines rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses
  • Interessentenverwaltung
  • Mietverwaltung
  • Abrechnung (Miete, Betriebskosten etc.)
  • Verwaltung

Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, Mietrecht, Heizkostenverordnung, Meldegesetze

• Verkauf von Immobilien
  • Planung und Durchführung von Bestandsveräußerungen bzw. Bauträgergeschäften

Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, BGB

• Beschäftigungsverhältnisse (Mitarbeiter):
  • Abschluss, Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen

Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, EStG, Sozialgesetzbücher, Betriebsvereinbarung

• Fremdverwaltung, Drittverwaltung, Geschäftsbesorgung:
  • Anbahnung und Durchführung eines rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses
  • Interessentenverwaltung
  • Mietverwaltung
  • Abrechnung (Hausgeld, Miete, Betriebskosten etc.)
  • kfm. und technische Verwaltung

Rechtsgrundlage: Vertrag, Vertragsanbahnung, BGB, WEG, Mietrecht, Steuergesetze

• Erbringung von Handwerker-, Ingenieur- und/oder sonstiger Leistungen:
  • Anbahnung und Durchführung von Werk- und Dienstleistungsverträgen
  • Kundenverwaltung
  • Abrechnung

Rechtsgrundlage: Vertrag, Vertragsanbahnung, BGB, Steuergesetze, VOB, HOAI, Technische Richtlinien

• Wohnungseigentumsverwaltung
  • Eigentümer-/Blockliste
  • Beschlusssammlung
  • Hausgeldabrechnung
  • Wahrung der rechtlichen Interessen der WE-Gemeinschaft

Rechtsgrundlage: Vertrag, Vertragsanbahnung, BGB, WEG

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

• Interne Empfänger:
  • Alle Teilunternehmen des Unternehmensverbundes (siehe Organigramm), die mit Verarbeitungstätigkeiten bzgl. der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis beauftragt sind.
  • Zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmensverbundes (z.B. Forderungsmanagement)
  • Eigene Handwerker, Meister und Ingenieure (Instandhaltung, Modernisierung, Reparaturmaßnahmen, Dienstleistungserbringung)
• Externe Empfänger:
  • IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für EDV-Anwendungen (z.B. externe IT-Administration, ERP-Systemhersteller etc.)
  • Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berater
  • Rechtsanwälte (Mieter- und Eigentümerstreitigkeiten, Inkasso, Räumung)
  • Handwerksunternehmen (Instandhaltung, Modernisierung, Reparaturmaßnahmen)
  • Ingenieurbüros
  • Versorgungsunternehmen
  • Inkasso-Unternehmen
  • Messdienstunternehmen
  • Auskunfteien
  • Telefondienstleister (Havariedienst)
  • Banken
  • Mietinteressenten bei Folgevermietung
  • Kaufinteressenten bei Verkaufsabsicht
• Ämter und Behörden
  • Landratsämter, Wohnungsämter, Gemeinden (für Sozialwohnungen / Wohnberechtigungsschein erforderlich)
  • Gerichte
  • Sozialamt
  • Finanzamt
  • Arge / Jobcenter
  • Einwohnermeldeamt
  • Bundeszentralamt für Steuern

7. Regelfristen für die Löschung der Daten

Entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungszeiträume oder Angaben auf den jeweiligen Formularen

8. Eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten

Keine Übermittlung außerhalb der EU

9. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben ein Recht auf:

• Auskunft über ihre gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Berichtigung der hinterlegen personenbezogenen Daten
• Löschung nicht mehr benötigter Daten
• Einschränkung der Nutzung der Daten
• Widerspruch (speziell bei zuvor gegebenen Einwilligungen)
• Datenübertragbarkeit

Bitte richten Sie Anfragen bzgl. der Wahrung / Umsetzung Ihrer Rechte an: Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Gemäß Artikel 77 DS-GVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO oder das BDSG verstößt.

Beschwerden richten sie bitte an

Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Häßlerstraße 8, D-99096 Erfurt

Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann.

11. Information bzgl. der Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Sämtliche Daten, welche dem Unternehmensverbund bereitgestellt werden, sind notwendig, um die Durchführung eines Mietverhältnisses, eines Immobilienkaufs, einer Dienstleistungserbringung, einer Handwerkerleistung,  die Wohnungseigentumsverwaltung oder eines Beschäftigungsverhältnisses gewährleisten zu können.

In jedem dieser Fälle bezieht sie die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten der Betroffenen auf ein entsprechendes Vertragsverhältnis oder der Anbahnung eines Vertragsverhältnisses oder auf gesetzlichen Vorschriften.

12. Automatische Entscheidungsfindung (§ 13 Abs. 2f DS-GVO)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung erfolgt nicht.

Stand: Mai 2018